FÓRUM DE MANUTENÇÃO INDUSTRIAL

COMUNIDADE DE TECNICOS DE MANUTENÇÃO

A contratação de serviços de manutenção assume cada vez uma maior preponderância nas actuais organizações de manutenção.

Não sendo este o objectivo destas reflexões apenas algumas considerações sobre as decisões de contratação de serviços de manutenção.

A decisão de contratação de serviços pontuais de manutenção é normalmente fácil de tomar pois é baseada em situações pontuais de falta de recursos próprios ou derivada da necessidade de realizar serviços para os quais a organização de manutenção não dispõe das necessárias competências técnicas ou logísticas.

Já a decisão da contratação de serviços continuados de manutenção deve ser consequência da estratégia de manutenção (Método de gestão utilizado para atingir os objectivos da manutenção(2)) adoptada e não de decisões avulso.

Quer se trate da contratação de serviços pontuais de manutenção quer se trate de serviços continuados de manutenção a “ abordagem aos contratos de manutenção deve ser sempre feita de uma forma estruturada e cuidada(1”),de forma a garantir uma relação clara entre o contratante e o fornecedor de serviços:

- o fornecedor de serviços deve saber exactamente o que o contratante espera do serviço prestado;

- o contratante sabe exactamente o que o prestador de serviços é capaz de lhe oferecer.

Para apoio à celebração de contratos de manutenção o Comité Europeu de Normalização publicou em 2006 a norma Europeia EN 13269:2006 Maintenance Guidelines on preparation of maintenance contracts que, de acordo com as normas internas do CEN/CENELEC, foi implementada em Portugal pela NP EN 13269:2007 – Manutenção Instruções para a preparação de contratos de manutenção.

O texto de introdução desta norma define claramente os seus objectivos e as etapas a seguir na utilização da norma:

- decisão dos serviços de manutenção a contratar;

- identificação dos fornecedores de serviços com capacidade de realizar os serviços de manutenção requeridos;

- preparação do contrato de manutenção.

Na sua secção 5 a norma apresenta-nos uma listagem dos elementos importantes num contrato de serviços de manutenção e o seu conteúdo. Estamos perante uma compilação bastante completa e esclarecedora que no entanto, e como referido na norma, não deverá ser entendida como limitativa ou obrigatória mas antes como um guia muito útil.

No que respeita à preparação do contrato de manutenção e ao tipo de contrato várias opções se colocam no que respeita à prestação de serviços continuados de manutenção.

Num contrato por especialidade de manutenção o prestador de serviços é solicitado a assegurar a manutenção mecânica, ou a manutenção eléctrica ou de controlo e instrumentação de um conjunto de equipamentos ou de sistemas.

É uma opção de contratação que obriga a um grande envolvimento do contratante na gestão dos equipamentos e na realização da coordenação entre prestadores de serviços e que limita a responsabilidade de cada um dos prestadores de serviços no desempenho final global dos equipamentos ou sistemas.

Cada um dos prestadores de serviços apenas pode ser responsabilizado pela sua parte de intervenção pelo que não a considero uma boa opção.

Na opção de contratação por sistema o prestador de serviços tem de assegurar todas as necessidades de manutenção dos equipamentos que integram um determinado sistema, tornando-se assim possível definir indicadores de desempenho do prestador de serviços em função do desempenho global do sistema.

Neste caso assume especial relevância a definição dos limites do “sistema”, sendo importante utilizar os conceitos de RCM(3) para o seu estabelecimento.

Desde 1994 que utilizo esta filosofia de contratação, com variantes que a seguir abordarei, e esta continua a ser da minha experiência a metodologia que proporciona melhores resultados.

Partindo sempre da estratégia de manutenção adoptada pela organização temos duas grandes opções para a definição do serviço de manutenção:

- definir ao prestador de serviço o nível de desempenho pretendido para o sistema sendo da responsabilidade deste a definição das acções de manutenção a realizar: neste caso os indicadores a definir para avaliação do desempenho estarão mais directamente relacionados com o controlo do nível de desempenho definido;

- definir ao prestador de serviço o conjunto de acções de manutenção a realizar; neste caso a responsabilidade do prestador será de realizar as acções de acordo com o definido e os indicadores do seu desempenho estarão relacionados com o seu nível de cumprimento do que é definido.

O estabelecimento de um contrato de manutenção baseado na definição de um nível de desempenho pode revelar-se uma tarefa bastante complicada para o contratante quando na fase de concurso se vê confrontado com propostas por vezes com valores significativamente diferentes. Como poderá o contratante avaliar se o que cada concorrente está a propor tem possibilidade de atingir os objectivos definidos?

Só há uma maneira de o fazer: o contratante tem de avaliar os custos de manutenção do sistema.

Para o fazer tem ele de definir as acções de manutenção a efectuar para atingir o nível de desempenho requerido.

Mas se o faz, estamos então na situação da segunda opção acima referida, pelo que parece que a primeira opção não é de considerar.

Na realidade aquilo que defendo é um misto das duas opções:

- o contratante define as acções de manutenção a realizar mas estabelece com o prestador de serviços um compromisso de aceitação de que as acções definidas assegurarão o nível de desempenho desejado; durante o período contratual o prestador de serviços e contratante deverão ajustar as acções para que o nível de desempenho seja atingido.

Este último aspecto é de extrema importância: o relacionamento entre as partes deve ser aberto e contínuo para que ao longo da relação contratual seja sempre possível proceder aos necessários ajustes.

O acordo estabelecido em termos de preços para o contrato deve ser feito de forma a acomodar e a incentivar este tipo de ajustes: os benefícios e os prejuízos de ambas as partes devem ser partilhados.

Neste tipo de contrato a manutenção correctiva(4) , a manutenção de urgência(5) e a manutenção diferida(6) deverão estar incluídas no preço contratual acordado. Um aumento do nível deste tipo de manutenção implicará um aumento de custos para o prestador de serviço que assim será incentivado a propor o reajustamento do plano de manutenção de forma a colocar a manutenção correctiva no nível desejado.

Nem sempre consensual  é ainda a questão da responsabilidade pelo fornecimento de materiais de consumo corrente(7) e de peças de reserva(8).

Como princípio geral, que terá de ser revisto em função da especificidade do sistema adjudicado, os materiais de consumo corrente deverão ser fornecidos pelo prestador de serviço e as peças de reserva pelo contratante. No caso das peças de reserva fornecidas pelo contratante o prestador de serviço deverá ser responsável pela recuperação das peças substituídas desde que tal seja viável técnica e economicamente.

Uma das situações em que é comum não seguir este princípio é quando o prestador de serviço é o fornecedor do equipamento. Neste caso poderá ser mais vantajoso transferir para o prestador de serviço o fornecimento do das peças de reserva.

 

João Cid Torres

Lisboa, 20 de Julho de 2010

 

Referências

 

(1)    – NP EN 13206 (2007) – Manutenção Instruções para a preparação de contratos de manutenção.

(2)    – NP EN 13306 (2007) – Terminologia da manutenção.

(3)    – RCM – Reliability Centered Maintenance – Manutenção baseada na fiabilidade.

(4)    – NP EN 13306 (2007) – Manutenção correctiva: Manutenção efectuada depois da detecção de uma avaria e destinada a repor um bem num estado em que pode realizar uma função requerida.

(5)    – NP EN 13306 (2007) – Manutenção de urgência -  Manutenção correctiva que é efectuada imediatamente após a detecção de um estado de falha, para evitar consequências inaceitáveis

(6)     - NP EN 13306 (2007) – Manutenção diferida – Manutenção correctiva que não é efectuada imediatamente, depois da detecção de um estado de falha, mas que é retardada de acordo com regras de manutenção determinadas.

(7)    – Materiais de consumo corrente: designados na NP EN 13306 (2007) por Bem consumível – Bem ou material não específico de um bem e destinado a uma utilização única.

(8)    – Peças de reserva : designadas na NP EN 13306 (2007) por Bem de substituição (Sobresselente) – Bem destinado a substituir um bem correspondente, com vista a restabelecer a função requerida de origem (quando de aplicação específica e/ou intermutável é designada por peça de substituição ou peça de reserva).

 

Tags: Contratação, Manutenção

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